Pienille ja keskisuurille yrityksille Suomessa: vastaatte kysymyksiin siitä, mitä henkilötietoja käsittelette ja miksi, ja saatte selkeän tietosuojaselosteen verkkosivuille, työnhakijoille tai henkilöstölle — sekä muistutuksen, kun se kannattaa päivittää.
Tarvitsen tämänPalvelu valmisteilla · Tällä sivulla ei oteta vastaan maksuja
Viiden hengen tilitoimisto. Omistaja vastaa kysymyksiin: asiakkaiden yhteystiedot ja kirjanpitoaineisto, uutiskirjeen tilaajat, työnhakijoiden hakemukset ja verkkosivujen analytiikka. Palvelu tekee kaksi selostetta — asiakkaille ja työnhakijoille — joissa kerrotaan tarkoitus, peruste, säilytysajat, vastaanottajat ja rekisteröidyn oikeudet.
Valitse pakettiJokainen yritys, joka kerää ja käyttää henkilötietoja, joutuu kertomaan ihmisille, mitä tiedoilla tehdään. Tietosuoja-asetus edellyttää, että rekisteröity saa tiedon käsittelyn tarkoituksesta, perusteesta, tietojen vastaanottajista, säilytysajasta ja oikeuksistaan. Käytännössä tämä tehdään tietosuojaselosteella.
Pienessä yrityksessä seloste on usein kopioitu jostain mallista eikä vastaa omaa toimintaa, tai sitä ei ole lainkaan. Kun asiakas, työnhakija tai viranomainen kysyy, mitä tiedoilla tehdään, vastausta joudutaan kokoamaan kiireessä.
Palvelu auttaa laatimaan selosteen juuri teidän toiminnastanne. Vastaatte kysymyksiin selkeällä kielellä: keiltä tietoja kerätään, mitä tietoja, mihin tarkoitukseen, mistä ne saadaan, kenelle niitä luovutetaan ja kuinka kauan niitä säilytetään.
Vastausten pohjalta palvelu kirjoittaa selosteen, jossa on rekisterinpitäjän yhteystiedot, käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet, tietoryhmät, vastaanottajat, mahdolliset siirrot EU:n ulkopuolelle, säilytysajat ja rekisteröidyn oikeudet sekä tieto valitusoikeudesta valvontaviranomaiselle.
Eri ryhmille voi tehdä omat selosteet: asiakkaille, verkkosivujen kävijöille, uutiskirjeen tilaajille, työnhakijoille ja omalle henkilöstölle. Jokainen niistä kertoo vain sen, mikä kyseistä ryhmää koskee, joten teksti pysyy lyhyenä ja ymmärrettävänä.
Valmiin selosteen voi julkaista verkkosivuilla linkkinä, liittää työpaikkailmoitukseen tai tulostaa asiakaspalvelupisteeseen. Selosteesta tulee aina päivätty versio, ja vanhat versiot säilyvät.
Toiminta muuttuu: tulee uusi ohjelmisto, uusi alihankkija tai uusi tapa markkinoida. Silloin palvelu kysyy muutoksesta ja päivittää selosteen. Lisäksi se muistuttaa tarkistamaan selosteen säännöllisesti, jotta se pysyy ajan tasalla.
Jos käytätte palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja puolestanne — esimerkiksi kirjanpito-ohjelmaa, sähköpostipalvelua tai verkkokauppaa —, ne kirjataan vastaanottajiksi, ja palvelu muistuttaa varmistamaan, että käsittelystä on sovittu niiden kanssa.
Kun asiakas pyytää nähdä tietonsa tai haluaa niiden poistamista, selosteesta näkee nopeasti, mitä tietoja hänestä on ja missä ne säilytetään. Pyynnön käsittely nopeutuu, ja vastaus annetaan määräajassa.
Kysymykset on kirjoitettu yrittäjälle eikä juristille. Esimerkiksi kysytään, lähetättekö asiakkaille uutiskirjettä, käytättekö verkkosivuilla evästeitä tai analytiikkaa, tallennatteko työnhakijoiden hakemuksia rekrytoinnin jälkeen, onko toimitiloissa kameravalvontaa ja käsitteletkö terveystietoja tai muita erityisiä tietoja. Jokaisen kysymyksen kohdalla on lyhyt selitys siitä, miksi asia kuuluu selosteeseen.
Säilytysajoille palvelu ehdottaa tavallisia ratkaisuja: kirjanpitoaineisto säilytetään lain edellyttämän ajan, työnhakijoiden hakemukset poistetaan, kun rekrytointi on päättynyt ja mahdolliset riita-ajat ovat kuluneet, ja uutiskirjeen tilaajan tiedot poistetaan, kun hän peruu tilauksen. Ehdotukset voi muuttaa omaan käytäntöön sopiviksi.
Jos yrityksellä on kameravalvontaa, asiakasrekisteri ja verkkokauppa, jokaisesta tulee selosteeseen oma kohtansa. Näin lukija löytää nopeasti sen osan, joka koskee juuri häntä, eikä seloste kasva yhdeksi pitkäksi ja vaikealukuiseksi tekstiksi.
Selosteen kieli on selkeää yleiskieltä, ja sen voi tehdä myös ruotsiksi tai englanniksi, jos asiakkaita on muualtakin.
Aloittaminen vie tunnin: yrityksen tiedot ja vastaukset kysymyksiin. Palvelu toimii selaimessa ilman asennusta.
Palvelu on tehty yrityksille Suomessa, jotka käsittelevät henkilötietoja. Se on valmisteilla: selvitämme ensin, tarvitsevatko yritykset sitä.
Palvelu auttaa laatimaan selosteen vastaustenne pohjalta; se ei ole oikeudellista neuvontaa, ja vastuu tietosuojan noudattamisesta säilyy yrityksellä.
Jos yritys käsittelee henkilötietoja, sen on kerrottava käsittelystä ihmisille, ja tietosuojaseloste on tavallinen tapa tehdä se.
Käsittelyn tarkoitus ja peruste, tietoryhmät, vastaanottajat, säilytysajat ja rekisteröidyn oikeudet.
Kyllä, esimerkiksi asiakkaille, työnhakijoille ja henkilöstölle erikseen.
Ei. Palvelu laatii selosteen vastaustenne pohjalta; vastuu säilyy yrityksellä.
Ei vielä. Palvelu on valmisteilla, ja selvitämme, tarvitsevatko yritykset sitä.